Så tar jag hand om dina uppgifter.

1Vem som ansvarar

Extrakontoret drivs av mig, Hector Pillinger, i Stockholm. Jag är personuppgiftsansvarig för det som står på den här sidan. Undantaget är samtal till mina kunders firmor, som du kan läsa om i punkt 7.

Mejla hector@extrakontoret.se om du har frågor.

2När du besöker hemsidan

• Inga kakor. Sidan sparar inga kakor (cookies) i din webbläsare. Därför finns det ingen cookie-ruta.
• Statistik utan att följa dig. Jag använder Cloudflare Web Analytics. Det räknar besök, vilka sidor som läses, vilken sida du kom ifrån, land och typ av enhet. Det använder inga kakor och följer dig inte mellan sajter, och jag kan inte se vem du är.
• Driften. Sidan ligger hos Cloudflare. Som alla webbservrar tar de emot din IP-adress för att kunna skicka sidan till dig och skydda den mot attacker.
• Typsnittet ligger på sidans egen server, så ingenting skickas till Google.
• Bokningen öppnas hos Cal.com i en ny flik. Där gäller Cal.coms egen integritetspolicy. Det du skriver i bokningen kommer till mig, se punkt 4.

Laglig grund: berättigat intresse. Sidan ska fungera, vara säker och jag vill se vad besökare läser.

3När du ringer demon eller mig

Demonumret svaras alltid av en AI-assistent. Mitt eget nummer svaras av min assistent när jag inte hinner. Assistenten säger direkt att den är en AI och att samtalet spelas in, innan du har sagt något.

Det här sparas:

• ditt telefonnummer och när du ringde
• inspelningen och en utskrift av samtalet
• det du berättar, till exempel namn, adress och vad det gäller
• SMS:en som skickas till dig efter samtalet

Jag använder det för att ringa tillbaka, för att visa hur tjänsten fungerar och för att göra assistenten bättre. Jag lyssnar på samtalen och justerar hur den svarar. Ditt nummer används också för att begränsa hur många gånger samma nummer kan ringa demon per dag.

Tips: i demon kan du hitta på namn och adress. Du behöver inte lämna riktiga uppgifter, och du ska inte berätta något känsligt, som om din hälsa. Vill du inte bli inspelad lägger du på och mejlar mig i stället.

Laglig grund: berättigat intresse. Jag behöver kunna visa tjänsten, ringa tillbaka och stoppa missbruk av demon.

4När du bokar tid eller mejlar

Bokar du 15 minuter med mig får jag ditt namn, telefonnummer, e-post om du fyller i den, tiden du valde och det du skriver i bokningen. Jag använder det för att ringa dig och förbereda samtalet.

Mejlar du mig sparar jag mejlet, så att jag kan svara och komma ihåg vad vi har pratat om.

Laglig grund: berättigat intresse, och åtgärder inför ett avtal om du vill bli kund.

5Om jag har ringt dig

Jag ringer hantverkare för att berätta om Extrakontoret. Firmans namn och nummer hittar jag i offentliga källor, till exempel firmans hemsida, Google och allabolag.se.

Jag sparar firmans namn, ditt namn, telefonnummer, ort och bransch, när jag ringde och korta anteckningar om vad vi sa. Jag noterar också om och när du ringer tillbaka.

Säger du att du inte vill bli uppringd ringer jag inte igen. Då sparar jag bara ditt nummer på en spärrlista, så att det inte hamnar på en ny lista av misstag.

Laglig grund: berättigat intresse. Jag vill kunna erbjuda tjänsten till firmor som den passar för.

6När du är kund

Jag sparar kontaktuppgifter till dig och din firma, avtalet, inställningarna för din assistent, fakturor och betalningar, och det vi skriver till varandra. Det behövs för att leverera tjänsten, skicka fakturor och hjälpa dig när något strular.

Fakturor och annat underlag till bokföringen sparas i sju år, eftersom bokföringslagen kräver det.

Laglig grund: avtalet med dig, och rättslig förpliktelse för bokföringen.

7När du ringer en firma som använder Extrakontoret

Har du ringt en hantverkare och fått svar av deras AI-assistent? Då är det firman som är personuppgiftsansvarig för samtalet. Jag är personuppgiftsbiträde. Det betyder att jag sköter tekniken åt firman och bara använder uppgifterna som firman har bestämt, enligt ett skriftligt avtal med firman.

Assistenten säger att den är en AI och att samtalet spelas in. Den frågar efter det firman behöver för att ringa tillbaka: namn, nummer, adress, vad som ska göras, hur bråttom det är, önskad tid och om ROT gäller. Firman får en sammanfattning på SMS med en länk till inspelningen, och du får en bekräftelse på SMS i firmans namn.

Inspelningar, utskrifter och sammanfattningar raderas efter 90 dagar. Assistenten fattar inga beslut om dig. Den tar bara emot ditt ärende, och sedan läser en människa på firman det.

Vill du veta vad som har sparats om dig, eller få det raderat? Kontakta firman du ringde. Hör du av dig till mig i stället hjälper jag firman att svara dig.

8Vilka som hjälper mig

Jag säljer aldrig uppgifter och lämnar inte ut dem för reklam. Några företag hjälper mig att driva tjänsten och får bara tillgång till det de behöver för sin del:

Retell AITar emot samtalet, gör om tal till text och styr samtalet med en språkmodell

USA

ElevenLabsRösten som assistenten pratar med

USA

46elksTelefonnummer och SMS

Sverige

CloudflareDriften av hemsidan och besöksstatistiken

USA

Cal.comBokningen av 15-minuterssamtal

USA

Dessutom min e-posttjänst och, för kunder, programmet jag fakturerar och bokför i. Retell använder i sin tur underleverantörer, till exempel för språkmodellen.

När uppgifter hanteras i USA skyddas de av att företaget är anslutet till EU–US Data Privacy Framework eller av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Bara jag kommer åt uppgifterna hos leverantörerna, och kontona är skyddade med tvåstegsverifiering.

9Hur länge jag sparar uppgifterna

Inspelningar, utskrifter och sammanfattningar av samtal

90 dagar

Bokningar och mejl

Så länge vi har kontakt. Blir du inte kund raderar jag dem när de inte behövs längre

Anteckningar från mina säljsamtal

Tills du säger nej eller jag slutar ringa dig

Spärrlistan för dig som inte vill bli uppringd

Så länge jag ringer säljsamtal

Avtal och kontaktuppgifter till kunder

Så länge du är kund, och 12 månader till

Fakturor och bokföring

7 år, eftersom bokföringslagen kräver det

Besöksstatistiken innehåller inga uppgifter om dig som person.

10Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta vilka uppgifter jag har om dig och få en kopia
• få fel rättade
• få uppgifter raderade
• begränsa hur jag använder dem
• säga nej till att jag använder dem, till exempel för säljsamtal
• få ut uppgifter som du själv har lämnat, i en fil som andra program kan läsa

Mejla hector@extrakontoret.se. Jag svarar inom en månad, oftast mycket snabbare, och det kostar ingenting.

Är du inte nöjd med hur jag hanterar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se.

11Ändringar

Ändrar jag något viktigt skriver jag det här och uppdaterar datumet högst upp. Är du kund mejlar jag dig också.